Tietosuoja Aitoon koulutuskeskuksessa

Henkilötietojen käsittely Aitoon koulutuskeskuksessa perustuu tietosuojalakiin ja EU:n tietosuoja-asetukseen. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä lainsäädännön mukaisia tietosuojaperiaatteita.

Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero.

Emme suosittele, että lähetät meille mitään henkilötietoa sisältävää materiaalia suojaamattomalla sähköpostilla.

Henkilötietojen käsittely

Käsittelemme henkilötietoja luottamuksellisesti ja turvallisesti.

Keräämme  ja käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, joita tarvitsemme ja jotka ovat olennaisia tehtävämme toteuttamiseksi ja palvelujemme tuottamiseksi. Käsittelemme kaikkia keräämiämme henkilötietoja lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Keräämme henkilötietoja vain tarpeellisen määrän tarkoitukseen nähden.

Päivitämme tiedot aina tarvittaessa ja poistamme tai korjaamme virheelliset tiedot. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista.

Henkilöllä on oikeus lähtökohtaisesti tarkastaa itsestään tallennetut tiedot ja pyytää selvitys siitä, ketkä ovat käsitelleet hänestä rekisteröityjä tietoja. Mahdollinen tarkastuspyyntö esitetään tietosuojavastaavillemme. Tietojen tarkastaminen on ilmaista kerran kalenterivuodessa.

Tietosuojavastaavat

Rehtori Jaro Koikkalainen, puh. 050 5984 377, jaro.koikkalainen@aikk.fi
Hallinto- ja talousjohtaja Marita Sarkola, puh. 040 5890 989, marita.sarkola@aikk.fi

Henkilötietoja sisältäviä rekistereitä

Opiskelijoilta, hakijoilta, henkilöstöltä ja asiakkailta keräämämme henkilötiedot muodostavat erilaisia rekistereitä, joista osa on lueteltu tässä alla.

Asiakasrekisteri: Asiakasrekisteri muodostuu asiakkuuksien yhteydessä.

Henkilöstörekisteri: Henkilöstörekisterimme muodostuu tiedoista, jotka liittyvät Aitoon koulutuskeskuksessa työskentelyyn.

Kameravalvontarekisteri: Pälkäneellä Aitoon toimipisteessämme toimii kameravalvonta, jolla rakennetaan yhteistä turvallisuutta. Kameravalvontarekisteri muodostuu tallenteista, jotka syntyvät Aitoossa kameravalvonnasta.

Opiskelijahallintorekisteri: Tämä kokonaisuus muodostuu opiskelijoiden tiedoista, joita kootaan eri lähteistä koulutuksen valmisteluun ja toteuttamiseen.

Opiskelijahuoltorekisteri: Opiskelijahuoltorekisteri muodostuu asiakirjoista, jotka koskevat yksittäisen opiskelijan opiskelijahuoltoa.

Kyselyistä ja tiedonkeruista muodostuvat rekisterit: Oppilaitoksen toiminnan arviointiin ja koulutuksen vaikuttavuuden seurantaan liittyvistä kyselyistä ja tiedonkeruista muodostuu rekistereitä. Lähtökohtaisesti palautekyselyt ovat anonyymejä eikä annettuja vastauksia voi yhdistää vastaajaan.

Opiskelupaikkaa hakevan henkilötietojen käsittely hakuprosessissa

Informointi: Hakijat.

Jatkuva haku esimerkiksi sähköpostilla tai muulla yhteydenotolla:
Olet hakemassa opiskelupaikkaa Aitoon koulutuskeskuksesta. Keräämme henkilötietojasi siksi, että voimme suorittaa opiskelijavalinnan. Tallennamme hakemukseen antamasi henkilötiedot sähköiseen opiskelijahallintojärjestelmäämme. Henkilötietojasi käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella oikeus käsitellä niitä.

Haku Opintopolku.fi:n kautta:
Jos haet opiskelupaikkaa yhteishaussa, tallennat henkilötietosi opintopolku.fi -sivustolla. Tämän jälkeen henkilötietosi siirretään opintopolusta Aitoon koulutuskeskuksen sähköiseen opiskelijahallintojärjestelmään.

Hakuvaiheessa pyydämme sinulta opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä tietoja. Niitä ovat esimerkiksi lausunnot edellisestä oppilaitoksestasi, sosiaali- ja terveyspalveluista ja KELAlta. Nämä lausunnot sisältävät henkilötietojasi.Kaikki toimittamasi lausunnot ja asiakirjat tallennamme dokumenttien hallintaohjelmaamme. Vain ne henkilöt, joilla on työtehtävien perusteella oikeus tutustua asiakirjoihisi, voivat lukea niitä.

Opiskelijavalinnan aikana sinut tunnistetaan henkilötietojesi avulla. Se on tärkeää, jotta opiskelijat valitaan oikeiden tietojen perusteella. Henkilötietojasi pääsevät lukemaan vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietojasi opiskelijavalinnan toteuttamiseksi. Tietojasi ei luovuteta ulkopuolisille ja niitä säilytetään niin kauan kuin on tarpeen opiskelijavalintoja tehtäessä.Jos et aloita opiskelua meillä, henkilötietosi poistetaan järjestelmästä siinä vaiheessa, kun niiden arkistointiaika on päättynyt. Säilytysajat voit kysyä tietosuojavastaavaltamme.

Sinulla on oikeus päästä tarkastamaan sinusta tallennetut henkilötietosi. Sinulla on myös oikeus tietojen oikaisemiseen, jos tallennetuissa tiedoissa on virheitä.Jos kieltäydyt luovuttamasta koulutuksenjärjestäjän tarvitsemia tietoa, et voi saada opiskelupaikkaa.Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos sinun mielestäsi sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679).

Henkilötietojesi käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) artiklaan 6.1(c). Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän eli Aitoon Emäntäkoulu Oy:n lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Tarkemmat tiedot oikeuksistasi ja muista Aitoon koulutuskeskuksen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista löydät tietosuojaselosteistamme.